| | Caro leitor,
Se eu te oferecesse um PIX de R$ 1.000.000 para a sua conta HOJE, você aceitaria?
Agora, se eu te falasse que a condição para você receber esse valor é você morrer hoje, que tal?
Com certeza, sua resposta sairia de um "sim" para um "não".
E isso prova uma premissa que levo para a minha vida:
Tempo é o seu ativo mais valioso. E vale muito mais do que dinheiro.
Afinal, quando você gasta ou perde dinheiro, você sabe que pode recuperá-lo no futuro.
Mas quando você gasta ou perde tempo, ele passa. Não tem volta.
Por isso, parte essencial de uma vida rica é cuidar tão bem do seu tempo quanto você cuida do seu dinheiro. Ou até melhor.
E é com isso que eu vou te ajudar aqui.
Vou compartilhar contigo 7 dicas sobre gestão de tempo que eu aplico na minha vida e que me ajudaram a lidar…
- Com a sensação de que eu não tinha tempo para nada;
- Com a frustração de não conseguir fazer todos os projetos que eu queria;
- Com a crença de que eu deveria "focar no trabalho" ou "focar na vida pessoal".
E o interessante sobre essas dicas é que muitas são extremamente simples.
E possíveis de serem implementadas a partir de hoje.
Dica #1 - Compreender a regra das "3 moedas de troca".
Sem hipocrisia: quanto mais dinheiro você tiver, mais fácil será de usar o seu tempo com o que realmente importa.
Mas nem todos percebem isso.
E muitos usam muuuuito mal seu tempo.
Conheço muita gente que ainda não acumulou um bom patrimônio e que desperdiça muito tempo com coisas pouco importantes.
- Trabalho? O mínimo necessário; no máximo, das 9h às 18h;
- Estudo? Somente até se formar na faculdade, sem ler 2 livros por ano sequer;
- Uso do celular? De 5h a 6h por dia… Sempre consumindo, e não produzindo, conteúdo.
Também conheço muita gente que acumulou um bom patrimônio e, ainda assim, desperdiça muito tempo…
Pessoas que:
- Não veem seus filhos crescerem;
- Não conseguem tirar mais de 2 semanas de férias por ano;
- Se acostumam a trabalhar por longas jornadas e viajar muito à trabalho.
Não vejo como um erro em si, principalmente para quem (como eu) ama o que faz.
O erro, esse sim, é perder a parte realmente importante da vida.
Independentemente da sua situação, compreender a regra das 3 moedas de troca vai te ajudar.
E ela é muito simples.
Consiste, apenas, em você entender que todo mundo possui 3 moedas de troca:
- Tempo;
- Dinheiro.
- Conhecimento,
A ideia?
Se você quiser ter mais de uma delas, use as outras duas para isso.
Exemplo: de 2015 a 2018, quando comecei o Clube do Valor e ele ainda não era uma empresa bem lucrativa, eu usava muito tempo para aprender a montar e crescer a empresa. Trocava tempo e conhecimento para buscar dinheiro.
Já, no ano passado, pela primeira vez eu consegui tirar 3x férias no ano e evitar trabalhar em mais da metade dos fins de semana.
Muito mais importante do que isso, eu passei muito mais tempo com a minha noiva, meus sobrinhos e as pessoas que mais importam para mim. Neste caso, usei dinheiro e conhecimento para ter mais tempo de qualidade.
Então, anote agora mesmo qual das 3 moedas está em falta hoje na sua vida. E use as outras 2 para gerar mais do que te falta.
Dica #2 - Usar a matriz de Eisenhower.
A matriz de Eisenhower diz que todas as tarefas que você faz podem ser categorizadas de 4 formas:
- Importante e urgente;
- Importante e não urgente;
- Não importante e urgente;
- Não importante e não urgente.
Uma tarefa importante é aquela que contribui para avançar em direção aos seus objetivos e metas. É a que está alinhada à o que você quer construir para a sua vida e a aquilo que você valoriza. A não importante não contribui para nada ligado ao seu crescimento.
Já uma tarefa urgente é aquela que precisa ser feita imediatamente, senão haverá alguma consequência desagradável. Enquanto o custo de não fazer uma não urgente é, em tese, baixo.
A ideia mais propagada por gurus de gestão de tempo é, basicamente:
- Fazer imediatamente as tarefas importantes e urgentes;
- "Decidir quando fazer" as importantes e não urgentes;
- Delegar as não importantes e urgentes;
- Fazer mais tarde as não importantes e não urgentes.
Eu uso muito essa matriz na minha vida, mas discordo da forma com que as tarefas devam ser priorizadas.
O que eu faço, na verdade, é priorizar as importantes e não urgentes.
Elas que são o ouro.
Elas que me fizeram um profissional melhor e uma pessoa melhor.
Afinal de contas…
- Ler um livro que vai te ajudar a crescer não é urgente, mas é importante;
- Buscar seu filho (ou, no meu caso, sobrinho) na escolinha não é urgente, mas é importante;
- Bloquear 4h por semana para fazer exercícios físicos não é urgente, mas é importante.
São nessas tarefas que você precisa focar.
Uma vida bem vivida é uma vida repleta de tarefas importantes e não urgentes.
Então, comece a:
- Categorizar suas tarefa;
- Criticar tudo que não for importante e não urgente.
Pode ser que nem eu fazia até poucos meses atrás, com uma planilha assim:
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Ou, ainda, revisando a sua agenda e, mentalmente, categorizando como você usou seu tempo.
O importante é ter crítica e reflexão.
E, é claro, fazer as mudanças necessárias para fazer cada vez mais tarefas importantes e não urgentes.
Dica #3 - "Fazer tempo" para o que importa.
"Faça tempo" é um livro sobre produtividade que ficou famoso recentemente.
Confesso que não li ele, mas já vi resenhas sobre.
E a principal ideia do livro é você justamente compreender quais são suas prioridades verdadeiras e "fazer tempo" para elas.
Numa grande simplificação, ele sugere um processo de 2 etapas:
- Entender o que realmente importa;
- Colocar isso na sua agenda.
E isso, para mim, tem muito a ver com priorizar tarefas importantes e não urgentes.
Mesmo sem querer, essa ficha virou há muitos anos.
Faz 9 anos que eu decidi usar o meu horário de almoço para estar com a minha família.
Eu quase nunca almoço no escritório. E quase sempre tiro off o tempo das 12h às 14h para almoçar com quem importa de verdade para mim.
Seja com a minha noiva, seja com meus pais, seja com meus avós.
Quase todos os dias da minha vida eu estou com quem eu amo no horário do almoço.
E isso me fez muito mais feliz e realizado do que comer algo rapidamente na empresa e produzir mais.
Aliás, essa dica aqui tem muito a ver com a próxima, que é…
Dica #4 - Use a técnica do "bloco e bloqueio".
A técnica do "bloco e bloqueio" significa você, ao mesmo tempo:
- Fazer tarefas em bloco, centralizando várias coisas num mesmo bloco de tempo; e
- Bloquear a sua agenda para o que é importante de verdade.
Como entrar no estágio de flow, que é quando estamos imersos numa tarefa e o tempo parece voar, demora, é bem relevante fazer várias tarefas similares num mesmo bloco de tempo.
Na prática, tente bloquear a sua agenda em alguns momentos da semana para fazer várias tarefas iguais em bloco.
Hoje, a minha agenda de um dia comum é mais ou menos assim:
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| | | | | No meu exemplo, eu bloqueio todas as manhãs para escrever.
Todas elas são praticamente iguais:
- 1h de tarefas de rotina;
- 2h de escrita, onde eu escrevo esse texto, roteiros para YouTube, eBooks, etc.
Eu jamais abro espaço para reuniões pela manhã.
Também bloqueio o fim do dia (das 18h às 19h), para estudar. Outra coisa importante que nunca se torna urgente.
Fora isso, nesse print há um exemplo de tarefas em bloco: sempre pego de 2h a 3h de tarde nas segundas e quartas para gravar vídeos para o YouTube. Ou seja: apesar de praticamente postarmos 1 vídeo por dia, eu não gravo vídeo todos os dias, e sim gravo de 3 a 4 vídeos a cada tarde de gravações.
Essa é uma técnica que eu uso já há muitos anos e que me ajudou demais a fazer mais com menos tempo.
Dica #5 - Aprender a dizer não.
"Metade dos problemas da vida decorre de dizer sim depressa demais e não dizer não cedo o bastante" - Josh Billings.
Essa é a dica mais simples de todas… E, ainda assim, a mais difícil.
Dizer "não" é contraintuitivo.
Isso por quê:
Não é um comportamento aprovado pela sociedade que, em geral, o pune (tem gente que se ofende em dizer "não", que se sente decepcionado, etc)
É natural da espécie humana ter medo de perder oportunidades e superestimar o que pode ser feito num período curto.
Como diria Bill Gates:
"As pessoas superestimam aquilo que podem fazer em um ano, mas subestimam aquilo que podem fazer ao longo da vida."
Dizer "não" com frequência foi a principal lição que eu tirei do livro Essencialismo.
Eu o li num momento da minha carreira em que eu estava sofrendo bastante pela dificuldade de dizer não.
Para você ter uma ideia do que chegou a ser a minha rotina, em determinada época da minha vida, anos atrás, eu:
- Era coordenador de um grupo de jovens empreendedores em Porto Alegre;
- Fazia 2 lives de 1h no instagram por dia - todos os dias;
- Fazia o roteiro e gravava de 3 a 5 vídeos no YouTube por semana;
- E ainda cumpria meu papel de co-fundador do Clube do Valor, que envolve me envolver em uma série de tomada de decisões estratégicas.
Era exaustivo.
E eu, como profissional, gerava muito menos resultados do que eu passei a gerar quando passei a dizer não para muitos projetos.
Hoje, tenho a maturidade em entender que aprender a dizer não é essencial para que você diga "sim" para o que importa para ti.
É algo que requer coragem, mas que gera excelentes dividendos.
Afinal, o tempo é finito. E valioso. Então para escolher se dedicar ao que realmente importa, você precisa dizer não a várias coisas.
Para que fique mais simples o ato de dizer não, faça o seguinte:
Tenha muito claro onde você quer chegar (quem leu o DVR #1 conheceu um exercício prático para isso).
Priorize o que é importante para você chegar onde quer chegar e ter a vida que merece ter.
Entenda que se uma determinada resposta não é um "sim" óbvio, então ela é um "não" óbvio.
Dica #6 - Ter uma "to do" e uma "done list".
O cérebro humano foi feito para ter ideias, não para armazená-las.
Por isso, é essencial ter uma lista de tarefas a fazer. Jogue nessa lista tudo que você precisa completar e todas ideias que for tendo ao longo de um dia.
Pode ser uma lista física, num caderno, ou pode ser também uma lista online, em aplicativos como o Todoist.
O fato é que é importante ter uma forma de gerenciar as tarefas a serem feitas e estocar ideias. Para, assim, "liberar" a sua mente para ter novas ideias.
Além disso, para que você consiga avaliar se está fazendo um bom uso do seu tempo, eu recomendo demais ter uma lista de tarefas feitas. Daquilo que você concluiu.
Por muitos anos, eu usei o excel para isso.
Hoje, possuo um app no meu notebook chamado Daily que, de 20 em 20 minutos, me pergunta qual tarefa eu estou fazendo no momento e, com base nisso, cria reports como esse:
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Dica #7 - Seguir a Lei de Parkinson.
Eu ouvi falar sobre a Lei de Parkinson pela primeira vez no livro Trabalhe 4 Horas por Semana.
E ela fez muito sentido para mim.
Ela afirma, basicamente, que:
"O trabalho tende a preencher o tempo disponível para sua realização".
Ou seja, se você tem 5 dias para acabar um projeto, então você provavelmente levará 5 dias para concluí-lo.
E se você tem 1 hora para fazer uma determinada tarefa, provavelmente levará 1 hora para concluí-la.
Ao seguir essa Lei, o que eu faço é colocar prazos curtos para finalizar determinadas tarefas ou projetos.
Assim, eu sei que vou estar "forçando" minha mente a entrar mais cedo em estado de flow e fazer a tarefa da melhor forma possível.
Dicas bônus - Os melhores livros que li sobre gestão de tempo
Tudo que eu compartilhei até aqui é fruto de uma soma de conhecimento técnico com prático.
Uma soma de bons livros com muitos anos trabalhando em alta performance para criar e produzir mais com menos tempo.
Por isso, aqui vão dicas de bons livros sobre o tema:
- A Tríade do Tempo, de Christian Barbosa: esse foi o primeiro livro sobre o tema que eu li e serviu como uma boa introdução ao assunto;
- Trabalhe 4 horas por semana, de Tim Ferris: apesar do título questionável - e de não ser um livro sobre produtividade - eu aprendi muito com ele;
- Essencialismo, de Greg McKeown: o que mais me impactou nessa lista. Foi um livro que li quando estava bastante perdido em meio a tanta coisa para fazer e que me trouxe muitas lições sobre o que mudar em minha vida (e, também, muita paz);
- Trabalho Focado, de Cal Newport: dos 4 citados aqui, foi o de leitura mais difícil. Mas traz um conceito bem legal sobre como trabalhar de forma a gerar mais valor para o mundo (em menos tempo).
E, por hoje, é isso.
Se você chegou até aqui, por favor me responda esse e-mail contando qual das dicas fez mais sentido para a sua vida.
Nos vemos na semana que vem.
Um abraço,
Ramiro Gomes Ferreira
😥 Se você não quiser mais receber essa comunicação, basta tocar aqui.
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